Registrazione manuale delle fatture - Turbo HELP

In questo capitolo, verrà illustrato come registrare manualmente una fattura. Per la precisione, verrà illustrato come si registra una fattura di acquisto, ma per le fatture di vendita la procedura è analoga.

Operativamente, poiché dal 2019, vige l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica, per la registrazione delle fatture utilizzerai sempre la procedura automatizzata. Detto altrimenti, non registrerai mai le fatture manualmente, ad eccezione delle fatture estere (poiché i fornitori esteri non utilizzano il nostro sistema di interscambio).

Allora, visto che nella generalità dei casi, la procedura manuale si usa così raramente, la domanda nasce spontanea: perché è importante conoscerla? Il motivo è che ogni volta che utilizziamo la procedura automatizzata per registrare un insieme di fatture, in background, il software esegue le operazioni che dovremmo fare noi manualmente. Detto altrimenti, per ciascuna di queste fatture, viene caricata una registrazione contabile, movimentando i campi con le informazioni rilevanti:

Dunque, alla luce di quanto appena detto, è importante capire cosa avviene in background quando registriamo le fatture in modo automatico. Per ogni fattura registrata, è importante sapere quali informazioni vengono registrate, e come verranno utilizzate.

Per registrare manualmente una fattura di acquisto, occorre selezionare il comando FATTURE FORNITORI. Così, verrà visualizzato l’elenco delle fatture di acquisto già registrate. Per procedure manualmente con il caricamento di una nuova registrazione contabile, occorre cliccare sul pulsante NUOVA REGISTRAZIONE MANUALE, e compilare i campi proposti.

Per le fatture di vendita, si procede in modo analogo: occorre selezionare il comando FATTURE CLIENTI, e poi cliccare su NUOVA REGISTRAZIONE MANUALE.

Entriamo nel vivo della trattazione, esaminando quali sono i campi da compilare. Detto altrimenti, vediamo quali informazioni occorre caricare. Per comodità espositiva, faremo riferimento ad una fattura di acquisto, ma per le fatture di vendita, la procedura (e quindi la logica di base) è la analoga.

Esaminiamo la maschera di registrazione, che si compone fondamentalmente di 2 macro sezioni:

La sezione delle INFORMAZIONI GENERALI (in alto) si compone di 3 sottosezioni:

Nella parte più in basso della maschera di registrazione, troviamo le informazioni di dettaglio, che si articolano in più sottosezioni:

Nei prossimi paragrafi, esamineremo ciascuna di queste sottosezioni.

Il DETTAGLIO CONTABILE è la sottosezione più importante poiché contiene le informazioni che determinano il trattamento degli importi della fattura ai fini IVA ed ai fini della formazione del bilancio.  Se osservi bene il dettaglio contabile, ti accorgerai che si compone di 2 parti, una a sinistra, ed una a destra:

Nella sottosezione SCADENZE, troviamo un rigo per ogni scadenza della fattura. Per ogni scadenza, vengono riportate le seguenti informazioni:

Come avrai certamente intuito, le informazioni presenti nella sottosezione SCADENZE, andranno a popolare lo scadenzario clienti e fornitori. Quindi, se ad esempio, registriamo una fattura con 3 scadenze, compilando 3 righi nella sottosezione SCADENZE, queste 3 scadenze verranno riportate nello scadenzario.

Naturalmente, in fase di registrazione dei pagamenti, potremo anche NON rispettare le scadenze originali della fattura, infatti:

La sottosezione PAGAMENTI non viene compilata in fase di registrazione della fattura, ma quando ne verrà registrato il pagamento. Detto altrimenti, questa sottosezione serve per poter verificare istantaneamente, direttamente dalla registrazione di una fattura, se questa è stata pagata, e quando.

Se la fattura è stata pagata in un’unica soluzione, allora nella sottosezione PAGAMENTI, troveremo un unico rigo. Altrimenti, troveremo un rigo per ogni pagamento effettuato. Non finisce qui: in corrispondenza di ogni rigo (pagamento effettuato), è presente un pulsante di dettaglio (lente di ingrandimento). Cliccandolo, verrà visualizzata la registrazione del pagamento.

La sottosezione CESPITI va compilata solamente se la fattura comprova l’acquisto di un bene ammortizzabile. Da questa sottosezione, infatti, è possibile caricare le informazioni di dettaglio relative al bene ammortizzabile acquistato.

La sottosezione RITENUTE va compilata solamente se nella fattura è presente la ritenuta d’acconto. Ipotizziamo, a titolo di esempio, di registrare una fattura ricevuta da un Commercialista. In questa ipotesi, nella sottosezione RITENUTE, va caricato un rigo con le seguenti informazioni:

In alcuni casi molto particolari, la fattura potrebbe essere assoggettata a più ritenute, di natura diversa. Si pensi, ad esempio, ai rappresentanti che devono assoggettare le fatture sia a ritenuta IRPEF, che a ritenuta ENASARCO. In questa ipotesi, occorre caricare 2 righi, uno per ogni ritenuta:

In presenza di ritenute d’acconto, il NETTO DA PAGARE divergerà dal TOTALE DOCUMENTO. Infatti, in questa ipotesi, l’importo da pagare sarà pari al TOTALE DOCUMENTO, decurtato dell’importo delle ritenute.

La sottosezione REVERSE CHARGE va utilizzata solamente per le fatture di acquisto assoggettate a reverse charge. Da qui, infatti, è possibile generare automaticamente tutte le registrazioni contabili necessarie per il reverse charge.

La sottosezione REGIMI SPECIALI va compilata solamente in presenza di operazioni da assoggettare a regimi IVA speciali. Ad esempio, in caso di acquisto di beni da assoggettare al regime del margine, occorre caricare le informazioni relative al bene acquistato.

Quando viene registrata una fattura elettronica con la procedura automatizzata, il file XML viene salvato in una cartella del disco fisso. In questa sottosezione viene memorizzata la path in cui è stata salvata la fattura elettronica originale.

Se devi registrare, o modificare, una fattura manualmente, nei campi destinati alla memorizzazione di una data, devi digitare la data nel formato GGMMAA, senza spazi, e senza barre. La data verrà acquisita in forma estesa nel formato GG/MM/AAAA.

Ad esempio, per inserire la data del 24/02/2026, devi digitare semplicemente 240226, senza spazi, e senza barre.

In alternativa, può cliccare sull’icona a fianco, e selezionare la data dal calendario grafico.

La DATA IMPUTAZIONE ha un’importanza fondamentale poiché, per impostazione predefinita:

Alle fatture di acquisto, per prassi, come DATA IMPUTAZIONE, si assegna la data dell’ultimo giorno del mese, in cui si intende detrarre l’IVA. Ad esempio, alle fatture ricevute nel mese di GENNAIO 2026, si assegna la data del 31/01/2026.

Invece, alle fatture di vendita, per prassi, come DATA IMPUTAZIONE, si assegna la data dell’emissione.

L'art. 1, comma 1, del D.P.R. 100/1998 prevede una disposizione specifica per le liquidazioni periodiche, volta a semplificare la detrazione IVA per le fatture di acquisto ricevute il mese successivo a quello dell’emissione.

Se una fattura di acquisto viene ricevuta nel mese successivo a quello di emissione, l’IVA può essere comunque detratta nel mese in cui è stata emessa, a condizione che:

Vediamo quindi come applicare questa regola con il software Blustring. Ipotizziamo, a titolo di esempio, di ricevere in data 14/02/2026, una fattura datata 31/01/2026 di 1.220,00€ (1.000,00€ + IVA). In questa ipotesi, poiché la fattura è stata emessa a gennaio, ma è stata ricevuta entro il 15 del mese successivo, possiamo scegliere se imputarla (e quindi detrarre l’IVA) al mese di gennaio (mese di emissione), o al mese febbraio (mese di ricezione):

Come anticipato, nella parte destra del dettaglio contabile, troviamo i conti di contropartita, cioè i conti movimentati in contropartita al fornitore, ed i rispettivi importi.  Ipotizziamo, a titolo di esempio, di registrare una fattura di acquisto di merci emessa da Mario Rossi, di 1.220,00€ (1.000,00€ + IVA 22%). Nella registrazione di questa operazione, viene movimentato un conto in AVERE, vale a dire il debito verso il fornitore Mario Rossi per 1.220,00€, ed in contropartita (in DARE), troveremo:

Qualora la fattura ricevuta comprovasse il sostenimento di costi di diversa natura, allora occorre movimentare un rigo, per ogni costo sostenuto. Tornando al nostro esempio, ipotizziamo che la fattura comprovi l’acquisto di merci per 400,00€, e servizi da terzi per i 600,00€. In questa ipotesi, nella parte destra del dettaglio contabile, oltre al rigo per l’imputazione dell’IVA detraibile, dovremmo trovare 2 righi, uno per ogni costo. Detto altrimenti, nella parte destra del dettaglio contabile, dovremmo trovare le seguenti movimentazioni:

Le note di accredito possono essere registrate in 2 modi alternativi:

ATTENZIONE: Nel caso in cui, nel campo TIPO DOCUMENTO venisse selezionata la voce NOTA CREDITO, e venissero inseriti gli importi negativi, come dovrebbe essere ovvio, le due cose si “annullerebbero” a vicenda, ed il documento registrato verrebbe trattato come una fattura.

Se gestiamo una contabilità per centri di costo, allora la parte destra del dettaglio contabile serve anche per imputare ciascun rigo ad un centro di costo. Infatti, cliccando sul pulsante DETTAGLI, sarà possibile associare ogni rigo caricato, ad un diverso centro di costo.

In presenza di fatture comprovanti costi con competenza a cavallo tra 2 esercizi, la parte destra del dettaglio contabile contiene anche le informazioni necessarie per il calcolo di ratei e risconti. Infatti, cliccando sul pulsante DETTAGLI, per ciascun rigo caricato, sarà possibile specificare il periodo di competenza.

Ipotizziamo, a titolo di esempio, di registrare a dicembre 2025 (data imputazione = 31/12/2025), una fattura per spese di pubblicità dal 01/12/2025 al 31/05/2026. Cliccando sul pulsante DETTAGLI, sarà possibile inserire le date del periodo di competenza in corrispondenza del costo sostenuto. Così, sarà possibile effettuare il calcolo automatico del risconto.

Come anticipato, quando la procedura automatizzata contabilizza una fattura elettronica, salva il file XML in una cartella del disco fisso, e precisamente:

Nella sottosezione ALLEGATO XML, e precisamente nel campo FILE ALLEGATO, viene memorizzata la PATH in cui è stato salvato il file XML.

Inoltre, come avrai sicuramente notato, è presente il campo DATA RICEZIONE.

Si tratta di un campo facoltativo, che non può essere valorizzato estrapolando l’informazione dalle fatture elettroniche registrate, ed il motivo dovrebbe essere ovvio. Infatti, la procedura automatizzata consente di selezionare uno, o più fatture elettroniche. Queste ultime sono esattamente come sono state emesse dal fornitore, che NON potendo sapere quando saranno ricevute dal cliente, NON ha certamente potuto inserire questa informazione nel tracciato della fattura elettronica. Detto altrimenti, se oggi emetto una fattura elettronica a Mario Rossi, non posso sapere quando verrà ricevuta da Mario Rossi, e pertanto:

L’unico modo per conoscere la data di ricezione di una fattura, consiste nell’interrogare il sistema di interscambio, che è l’unico a poter sapere:

Di fatto, la DATA RICEZIONE, assume un’importanza marginale poiché per la regola del “15 DEL MESE SUCCESSIVO”, in un determinato mese posso detrarre l’IVA esposta da tutte le fatture che sono state emesse nello stesso mese, purché ricevute entro il 15 del mese successivo. Ad esempio, nella liquidazione IVA del mese di gennaio 2026, posso detrarre l’IVA di tutte le fatture che sono state emesse nel mese di gennaio 2026, purché ricevute entro il 15/02/2026. Dunque, essendo estremamente poco probabile che una fattura emessa in un determinato mese, venga ricevuta dal destinatario OLTRE il 15 del mese successivo, NON ha senso preoccuparsi della data di ricezione.

In ogni caso, per scongiurare questo rischio praticamente INESISTENTE, posso sempre decidere di scaricare le fatture elettroniche dallo SDI, filtrandole per DATA DI RICEZIONE, anziché per DATA DI EMESSIONE. Detto altrimenti:

Se il campo DATA IMPUTAZIONE non viene compilato, Blustring ipotizza che la fattura sia stata ricevuta entro la DATA IMPUTAZIONE. In ogni caso, come abbiamo già visto, il campo veramente importante è la DATA IMPUTAZIONE, poiché, per impostazione predefinita, determina sia la competenza IVA, che la competenza ai fini della formazione del bilancio.

A differenza di quanto avviene con tanti programmi di vecchia generazione, per la registrazione delle fatture:

La logica di funzionamento della maschera di registrazione è semplicemente perfetta:

Dal 2019, sussiste l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica. Poiché le fatture elettroniche possono essere registrate con una procedura automatizzata, la procedura manuale (illustrata in questo capitolo) viene utilizzata solamente per registrare le fatture emesse da fornitori esteri, che ovviamente, non utilizzano il nostro sistema di intercambio.

Tuttavia, è importantissimo conoscere la procedura per la registrazione manuale delle fatture, anche per un altro motivo: conoscere la procedura di registrazione manuale, significa conoscere la maschera di registrazione delle fatture. In caso di necessità, dopo aver registrato le fatture elettroniche con la procedura automatizzata, potrai visualizzare le registrazioni caricate ed apportare eventuali modifiche e/o integrazioni.

Ad esempio, quando registri una fattura elettronica, per impostazione predefinita, la procedura automatizzata effettua la registrazione, movimentando come conto di contropartita, il conto abituale del fornitore. Conoscendo la maschera di registrazione, in caso di necessità, potrai intervenire manualmente per:

Naturalmente, quello appena fatto NON è un elenco tassativo delle modifiche apportabili ad una registrazione caricata con la procedura automatizzata, ma è semplicemente un’elencazione delle modifiche che, più frequentemente, vengono apportate alle registrazioni caricate con la procedura automatizzata. Infatti, conoscendo come è strutturata la maschera di registrazione di una fattura, puoi apportare qualsiasi modifica e/o integrazione.

Come noto, i contribuenti in contabilità semplificata non dovendo tenere il libro giornale, devono far transitare tutti i costi per il registro IVA acquisti, ANCHE quelli NON comprovati da fattura. Si pensi ad esempio ai costi per assicurazioni, o per il lavoro dipendente.

Al fine di far transitare questi costi per il registro IVA acquisti, occorre registrarli, NON con una scrittura di contabilità generale (come per le ordinarie), ma utilizzando la stessa procedura utilizzata per la registrazione delle fatture di acquisto. Ovviamente, i documenti che comprovano il sostenimento di questi costi NON transitano per lo SDI, quindi il caricamento della registrazione contabile deve essere effettuato manualmente.

Tuttavia, occorre specificare al software, che la registrazione NON è di una fattura, ma di un documento di natura completamente diversa: si tratta di un’operazione completamente fuori campo IVA. Per fare ciò, è sufficiente movimentare il fornitore fittizio codificato come CNF (Costi Non da Fattura). Così, il software saprà che non si tratta della registrazione di una fattura, ma di un documento di natura completamente diversa.

Ipotizziamo, a titolo di esempio, di dover registrare il costo dei dipendenti del mese di gennaio 2026, pari a 4.000,00€. I campi della maschera di registrazione vanno così compilati:

Infine, consiglio di inserire una breve descrizione nel campo ANNOTAZIONI, ad esempio: RETRIBUZIONI GENNAIO 2026.

Per istruzioni operative dettagliate, puoi guardare il seguente tutorial: