APPROFONDIMENTI SULLA PRIMA NOTA
INTRODUZIONE
Nei capitoli precedenti, abbiamo illustrato la procedura PRIMA NOTA. In questo capitolo, verranno forniti approfondimenti e riflessioni.
COME REGISTRARE IL PAGAMENTO DI
UNA SOLA FATTURA (O DI POCHE FATTURE)
Come anticipato la procedura PRIMA
NOTA SMART serve per semplificare la registrazione di un estratto conto. Se
devi registrare il pagamento di una sola fattura, o di poche fatture,
probabilmente conviene utilizzare direttamente la procedura PRIMA NOTA
FORNITORI:
- Dalla barra multifunzione, devi selezionare il comando PRIMA NOTA FORNITORI, e poi NUOVA REGISTRAZIONE STANDARD;
- Quindi, nel campo TIPOLOGIA DI ROLEVAZIONE, devi selezionare: 1 – PRIMA NOTA FORNITORI;
- Così, viene visualizzata la maschera di registrazione PRIMA NOTA FORNITORI;
- Quindi, nella sezione ESTREMI DELL’OPERAZIONE (in alto), devi digitare la data dell’operazione e selezionare il CONTO DI PAGAMENTO (Es: Banca Unicredit);
- Infine, nel DETTAGLIO CONTABILE, devi caricare un rigo, selezionando il FORNITORE e la FATTURA PAGATA.
In alternativa, è possibile
utilizzare il PAGAMENTO CONTESTUALE, che consiste nel visualizzare la
registrazione della fattura da pagare, e cliccare sul pulsante PAGAMENTO
CONTESTUALE. Così, verrà generata una registrazione in PRIMA NOTA FORNITORI,
per il pagamento della fattura selezionata.
ERRORI DA EVITARE
- I conti DEBITI VERSO FORNITORI e CREDITI VERSO CLIENTI, codificati rispettivamente come FORNIT e CLIENT, NON vanno movimentati direttamente, poiché vengono movimentati in via indiretta ogni volta che viene movimentati i singoli clienti/fornitori. Detto altrimenti, I conti DEBITI VERSO FORNITORI e CREDITI VERSO CLIENTI fungono da conti “collettivi” di sintesi. La loro movimentazione è l'effetto automatico delle movimentazioni dei singoli fornitori/clienti;
- Nelle registrazioni di contabilità generale, NON bisogna movimentare mai clienti e fornitori. Infatti, per movimentare i clienti e fornitori, occorre utilizzare le apposite procedure: PRIMA NOTA CLIENTI, e PRIMA NOTA FORNITORI.
FOCUS SUGLI ERRORI DA EVITARE NELLE SCRITTURE DI CONTABILITA GENERALE
Nelle scritture di contabilità generale, in NESSUN CASO, vanno movimentati i clienti e fornitori: Né singolarmente, ed ovviamente, nemmeno movimentando i conti collettivi CLIENTI e FORNITORI. Detto altrimenti, nelle scrittore di contabilità generale, possono essere movimentati:
- Conti di costo;
- Conti di ricavo;
- Conti patrimoniali, a ECCEZIONE dei crediti e debiti verso clienti e fornitori.
OSSERVAZIONI
- La registrazione di un pagamento effettuato ad un fornitore NON cambia in funzione della natura del fornitore (italiano, estero, etc), né in funzione della fattura (con IVA, senza IVA, con ritenuta, etc.). In ogni caso, la registrazione del pagamento avviene con il caricamento di una registrazione di PRIMA NOTA FORNITORI, movimentando il fornitore e la scadenza pagata;
- La registrazione di un incasso ricevuto da un cliente NON cambia in funzione della natura del cliente (italiano, estero, etc), né in funzione della fattura (con IVA, senza IVA, con ritenuta, etc.). In ogni caso, la registrazione dell’incasso avviene con il caricamento di una registrazione di PRIMA NOTA CLIENTI, movimentando il cliente e la scadenza incassata.
LA REGISTRAZIONE DELL’ADDEBITO DI UN BONIFICO CON COMMISSIONI
Negli estratti conto di alcune banche, gli addebiti dei bonifici effettuati includono anche la commissione addebitata. Detto altrimenti, può capitare che nell’estratto conto, sia presente un rigo di addebito che contenga un importo “cumulativo”, che sommi l’importo pagato al fornitore, alla commissione addebitata dalla banca.
Sebbene racchiuse nello stesso rigo dell’estratto conto, Si tratta di 2 operazioni DISTINTE, e di NATURA DIVERSA. Pertanto, occorre caricare 2 distinte registrazioni contabili:
- Una registrazione di PRIMA NOTA FORNITORI, per registrare il pagamento del fornitore;
- Una registrazione di CONTABILITA GENERALE, per rilevare l’addebito delle commissioni bancarie.
FOCUS SULLA PROCEDURA PAGA TUTTE
Per le contabilità ordinarie, nella generalità dei casi, il metodo più ortodosso per registrare gli incassi e pagamenti, consiste nel registrare i movimenti riportati dall’estratto conto.
Tuttavia, esistono situazioni in cui potrebbe essere preferibile registrare gli incassi e pagamenti in modo massivo. Si pensi ad esempio, al caso di un professionista, che paga regolarmente le fatture ricevute, ed incassa regolarmente le fatture emesse. Dovendo determinare il reddito con il criterio di cassa, deve ovviamente registrare incassi e pagamenti, ma poiché NON deve presentare un bilancio, anziché registrare in modo analitico i movimenti dell’estratto conto, potrebbe essere preferibile registrare incassi e pagamenti in modo massivo.
La procedura PAGA TUTTE consente di registrare automaticamente i pagamenti di un gruppo di fatture. Ad esempio, per registrare automaticamente i pagamenti delle fatture ricevute del mese di febbraio 2026, devi:
- Selezionare il comando FATTURE FORNITORI;
- Quindi, devi filtrare le fatture FEBBRAIO 2026. Molto semplice: Nel campo ANNO selezioni 2026, e nel campo MESE selezioni FEBBRAIO;
- Poi, clicchi sul pulsante PAGA TUTTE (in basso);
- Così, verrà visualizzata una FINESTRA DI DIALOGO, con l’elenco delle scadenze previste per le fatture visualizzate;
- Infine, cliccando sul pulsante PAGA LE SCADENZE VISUALIZZATE, verranno registrati i pagamenti delle scadenze.
Così, per ogni scadenza delle fatture visualizzate, è stata generata una registrazione di PRIMA NOTA FORNITORI:
- Per le fatture con un’unica scadenza, viene generata un’unica scrittura di PRIMA NOTA FORNITORI. Ad esempio, se una fattura ha un’unica scadenza in data 31/03/2026, viene generata una registrazione di PRIMA NOTA FORNITORI in data 31/03/2026;
- Per le fatture con più scadenze, viene generata una scrittura di PRIMA NOTA FORNITORI, per ognuna delle scadenze. Ad esempio, se una fattura ha 2 scadenze in data 31/03/2026 ed in data 30/04/2026, vengono generate 2 registrazioni di PRIMA NOTA FORNITORI: una in data 31/03/2026, ed un’altra in data 30/04/2026.
Per impostazione predefinita, le registrazioni di PRIMA NOTA FORNITORI vengono generate, movimentando come CONTO DI PAGAMENTO, il conto previsto dalla scadenza. Così, ad esempio, se per una scadenza è previsto il pagamento tramite banca Unicredit, verrà generata una scrittura di PRIMA NOTA FORNITORI, movimentando il conto banca Unicredit. Tuttavia, dalla finestra di dialogo, è possibile disattendere i conti di pagamento previsti da ogni scadenza: basta selezionare il conto di pagamento desiderato, ed attivare il flag IGNORA LE CONDIZIONI DI PAGAMENTO PREVISTE.
Per comodità espositiva, in questo paragrafo, abbiamo trattato le fatture di acquisto, ma per le fatture attive si procede in modo analogo.
Per istruzioni operative dettagliate, guarda il seguente tutorial: