La condivisione degli archivi contabili con SYNC - Turbo HELP

Come operazione preliminare, devi:

Così, in ciascuno dei computers in cui hai installato l’applicazione desktop di Dropbox, verrà creata una cartella sincronizzata.

Una cartella sincronizzata è una sorta di "cartella magica" che mantiene i tuoi file perfettamente identici su più computers: in tutti i computers in cui hai installato Dropbox. Detto altrimenti, se aggiungi, modifichi o elimini un file all'interno della cartella sincronizzata di uno dei computers, la stessa modifica verrà eseguita automaticamente ANCHE nelle cartelle sincronizzate degli altri computers.

Ad esempio, se il file ALFA.MDB viene copiato nella cartella sincronizzata di un computer, il file verrà copiato automaticamente anche nelle cartelle sincronizzate di ciascuno degli altri computers in cui è stato installato Dropbox. Quindi, tutti i PC in cui è stato installato Dropbox, avranno una cartella (la cartella sincronizzata) in cui sono presenti gli stessi files.

Fatta questa panoramica su Dropbox, vediamo ora come utilizzarlo con Blustring, cioè come utilizzare la cartella sincronizzata per condividere gli stessi archivi contabili tra più computers.

Cliccando sul comando SYNC, viene avviata la procedura SYNC che si compone di 2 sezioni:

Ipotizziamo, a titolo di esempio, che nella cartella locale del computer siano presenti 7 files:

Riprendendo l’esempio precedente, ipotizziamo di voler condividere SOLO 2 delle aziende gestite: Alfa_Srl.mdb e Beta_Srl.mdb. Infatti, con la procedura SYNC, è possibile condividere tutte le aziende gestite, oppure solo alcune.

Come avrai certamente intuito, occorre spostare le 2 aziende dalla cartella locale (C:\Coge07\basedati) alla cartella sincronizzata. L’operazione è semplicissima: basta selezionare i files desiderati, e cliccare sul pulsante con la FRECCIA VERSO DESTRA. Così, i due files verranno spostati dalla sezione di sinistra della procedura SYNC, alla sezione di destra.

Dopo questa operazione, la sezione di sinistra della procedura SYNC, visualizzerà le aziende presenti nella cartella locale:

Invece, la sezione di destra della procedura SYNC, visualizzerà le aziende presenti nella cartella sincronizzata:

Ora che sono state condivise le aziende Alfa_Srl.mdb e Beta_Srl.mdb, quando un altro computer eseguirà la procedura SYNC, nella sezione di destra della procedura, verranno visualizzate le 2 aziende. Detto altrimenti, verranno visualizzate le 2 aziende contenute nella cartella sincronizzata. Tuttavia, non sarà possibile selezionarle direttamente, ma prima, occorrerà spostarle nella cartella locale del disco fisso.

Mi spiego meglio con un esempio. Ipotizziamo, che l’operatore di un altro computer desideri lavorare con l’azienda Alfa_Srl.mdb. Non potrà selezionarla DIRETTAMENTE dalla cartella sincronizzata (sezione di destra della procedura SYNC), ma dovrà:

A questo punto, però, la domanda nasce spontanea: perché NON è possibile selezionare DIRETTAMENTE le aziende nella cartella sincronizzata? Il motivo è presto detto: bisogna ASSOLUTAMENTE EVITARE che due operatori possano selezionare contemporaneamente la stessa azienda. Infatti, se 2 (o più) operatori selezionassero la stessa azienda nella cartella sincronizzata, si verificherebbe un conflitto, e DROPBOX creerebbe una copia del file selezionato, generando così una notevole confusione. Per evitare questa criticità, è sufficiente:

Alla luce di quanto appena detto, dovrebbe essere chiaro che la procedura SYNC:

Per attenuare il limite legato alla mancata possibilità di lavorare contemporaneamente nella stessa azienda, quando un’azienda viene spostata dalla cartella sincronizzata alla cartella locale, nella cartella sincronizzata viene creata una copia dell’azienda portata in locale. Questo file è riconoscibile poiché il nome è preceduto dal prefisso: FREEZE_. Inoltre, appare di colore viola. Lo scopo di questo file è quello di consentire agli altri computers di visualizzare almeno una copia dell’azienda in uso. Ho detto “visualizzare” poiché gli altri computers potranno selezionare il file con il prefisso FREEZE_. Così, potranno eseguire alcune operazioni, come ad esempio stampare bilancio e/o consultare altri dati, ma NON potranno apportare modifiche. Per la precisione, potrebbero anche apportare modifiche, ma NON verrebbero salvate, poiché quando l’azienda originale che era stata selezionata verrà ricollocata nella cartella sincronizzata, le aziende in modalità FREEZE verranno automaticamente eliminate.

Per chiarire il concetto, riprendo l’esempio di prima. Ipotizziamo che:

Così, PCLUCA NON resterà mai in totale assenza dell'azienda selezionata da PCMARIO. Infatti, potrà selezionare FREEZE_Alfa_Srl.mdb al fine di stampare bilanci, consultare le registrazioni contabili, ma NON potrà apportare modifiche. Detto altrimenti, non potrà né caricare nuove registrazioni contabili, né modificare o eliminare quelle esistenti.

Quando PCMARIO avrà finito di lavorare con l’azienda Alfa_Srl.mdb (file originale), provvederà a ricollocarlo nella cartella sincronizzata. Così facendo, la copia che vi era presente (FREEZE_Alfa_Srl.mdb) verrà automaticamente eliminato.

Quanto illustrato in questo capitolo è spiegato benissimo da un apposito tutorial, che ti consigliamo di vedere attentamente:

Se hai scarsa dimestichezza con l’utilizzo del computer, ti sconsigliamo fortemente di utilizzare il software Blustring nella modalità illustrata in questo capitolo. Infatti, rischieresti di non ritrovare le aziende gestite, poiché faresti confusione con gli archivi contabili utilizzati.

Se hai competenze informatiche inferiori alla media, ti consigliamo caldamente di utilizzare il software in locale. Così, per selezionare l’azienda desiderata, devi semplicemente cliccare sul pulsante SELEZIONA UN’ALTRA AZIENDA, e selezionare l’azienda in cui desideri lavorare.

Se proprio devi lavorare con un altro computer, puoi sempre trasferire gli archivi contabili da un computer, ad un altro, con semplice COPA/INCOLLA, come illustrato in questa guida: