Registrazione automatica delle fatture modalita STANDARD - Turbo HELP

Come anticipato, la prima fase consiste nel DOWNLOAD delle fatture elettroniche da registrare. A differenza di quanto avviene con altri software, con Blustring puoi SCEGLIERE da dove effettuare il download delle fatture elettroniche, e NON sei vincolato ad utilizzare l’HUB venduto dal produttore del software di contabilità. Pertanto, puoi scaricare le fatture da registrare:

Nei paragrafi a seguire, vedremo come scaricare le fatture elettroniche sia da FATTURE E CORRISPETTIVI, che da HUB commerciali. Ovviamente, poiché esistono decine di HUB commerciali, sarebbe impossibile esaminarli tutti, quindi ci limiteremo ai seguenti:

RECUFATTURE è un software molto pratico ed intuitivo che ti consente di effettuare il download delle fatture da FATTURE E CORRISPETTIVI, senza accedere a FATTURE E CORRISPETTIVI, o meglio… lo fa lui al posto tuo. Detto altrimenti, automatizza il download delle fatture elettroniche da FATTURE E CORRISPETTIVI.

Come operazione preliminare, devi ovviamente scaricare ed installare il software RECUFATTURE nel tuo computer. Inoltre devi configuralo, inserendo:

Così, il download delle fatture da registrare sarà velocissimo. Ipotizziamo, a titolo di esempio, di voler scaricare delle fatture ricevute da ALFA SRL nel mese di GENNAIO 2026. Per effettuare questa operazione, devi semplicemente:

Il software, in background, si collegherà con portale FATTURE E CORRISPETTIVI, e scaricherà nella cartella C:\IMPORTAMI le fatture desiderate già decriptate, cioè rimuovendo le firme digitali. Così, le fatture da registrare sono presenti nella cartella di acquisizione, e potrai procedere con la contabilizzazione.

Per istruzioni operative dettagliate, guarda il seguente tutorial:

FEBOT è un software che funziona in modo analogo a RECUFATTURE, cioè ti consente di effettuare il download delle fatture elettroniche da FATTURE E CORRISPETTIVI, senza accedere a FATTURE E CORRISPETTIVI, o meglio… lo fa lui al posto tuo. Detto altrimenti, automatizza il download delle fatture elettroniche da FATTURE E CORRISPETTIVI.

Come operazione preliminare, devi ovviamente scaricare ed installare il software FEBOT nel tuo computer. Inoltre devi configuralo, inserendo le anagrafiche dei contribuenti, per i quali intendi scaricare le fatture elettroniche, inserendo per ciascuno le credenziali di accesso a FATTURE E CORRISPETTIVI (Username, Password, PIN).

A differenza di RECUFATTURE, FEBOT:

Poiché FEBOT scarica massivamente le fatture elettroniche per tutti i contribuenti (e di ogni mese), se le fatture scaricate venissero collocate in C:\IMPORTAMI, poi sarebbe impossibile contabilizzarle. Infatti, la cartella C:\IMPORTAMI conterrebbe le fatture di tutte le aziende di tutti i mesi. Dunque, FEBOT scarica le fatture in SOTTOCARTELLE di C:\IMPORTAMI. Più precisamente, per ogni contribuente viene impostata una sottocartella per:

Mi spiego meglio con un paio di esempi:

Poiché il download delle fatture può essere schedulato, puoi ordinare a FEBOT di effettuare questa operazione anche di notte (ovviamente il PC deve restare acceso). Così, il giorno dopo, non dovrai nemmeno preoccuparti di scaricare le fatture da registrare, poiché saranno già presenti nel disco fisso, pronte per essere registrate. Naturalmente, NON le troverai nella cartella C:\IMPORTAMI, ma in una sottocartella di quest’ultima.

Per istruzioni operative dettagliate, guarda il seguente tutorial:

Se hai attivato un account con YouDOX, allora per la procedura automatizzata (modalità STANDARD), puoi scaricare le fatture da registrare, scegliendo tra 2 modalità:

Come avrai intuito, la seconda modalità è più veloce poiché consente di effettuare il download direttamente da Blustring, senza dover accedere al sito di YouDox. Tuttavia, entrambe le procedure consentono di scaricare le fatture in pochissimi secondi. Come operazione preliminare, nel campo MODALITA PER IL DOWNLOAD della finestra di dialogo di Blustring, devi selezionare:

Per effettuare il download dal portale di YouDOX, devi ovviamente accedere al sito https://fatturazione.youdox.it/ ed accedere alla tua area riservata, inserendo le credenziali di accesso (ID Utente e password). Quindi:

Così, nel disco fisso del PC, verosimilmente nella cartella DOWNLOAD, verrà scaricato un file .ZIP, contenente le fatture desiderate. Ovviamente, devi portare queste fatture nella cartella di acquisizione. Il modo più semplice per effettuare questa operazione consiste nel cliccare sul pulsante ESTRAI ZIP, della finestra di dialogo di Blustring, e selezionare il file .ZIP scaricato da YuoDOX. Così, il contenuto del file .ZIP verrà copiato nella cartella C:\IMPORTAMI.

Invece, per effettuare il download con la modalità QUICK DOWNLOAD, come operazione preliminare, nell’anagrafica dell’azienda, e precisamente nella sezione CREDENZIALI, devi caricare le credenziali di YouDOX (ID Utente e Password). Quindi per effettuare il download delle fatture da registrare, dalla finestra di dialogo di Blustring:

Per il download delle fatture dal sito https://fatturazioneprofessionisti.it/ si procede in modo analogo a YouDOX. Anche in questo caso, puoi scaricare le fatture da registrare, scegliendo tra 2 modalità:

Come avrai intuito, la seconda modalità è più veloce poiché consente di effettuare il download direttamente da Blustring, senza dover accedere al sito FATTURAZIONEPROFESSIONISTI. Tuttavia, entrambe le procedure consentono di scaricare le fatture in pochissimi secondi.

Come operazione preliminare, nel campo MODALITA PER IL DOWNLOAD della finestra di dialogo di Blustring, devi selezionare:

Poiché la logica di funzionamento è analoga a YouDOX, non ci dilungheremo oltre nella trattazione. Tuttavia, per istruzioni operative dettagliate, puoi guardare il seguente tutorial:

Come anticipato, le fatture elettroniche possono essere scaricate anche dall’HUB di Aruba. Tuttavia, sebbene piuttosto diffuso, anche grazie al suo prezzo, NON consigliamo di utilizzare questo HUB poiché le fatture elettroniche vengono scaricate, SENZA rimuovere la firma digitale. Pertanto, prima di collocare le fatture da registrare nella cartella di acquisizione, dovrai provvedere a decriptarle. Puoi effettuare questa operazione:

In ogni caso, l’utilizzo dell’HUB di Aruba risulterà meno pratico dei precedenti. Tuttavia, se nonostante tutto, hai deciso di utilizzarlo, per istruzioni operative dettagliate, puoi guardare il seguente tutorial:

Dopo aver effettuato la contabilizzazione, le fatture appena registrate verranno visualizzate assieme a quelle registrate in momenti precedenti:

Come puoi osservare (in entrambe le procedure), in ogni rigo è presente il campo XML che può assumere valore SI, o NO:

Non solo, il campo XML può apparire di colore VERDE, o GIALLO:

-          E’ di colore verde se NON vi sono segnalazioni;

-          E’ di colore giallo se vi sono segnalazioni.

Le registrazioni con segnalazioni, sono quelle per le quali è consigliabile verificare la registrazione caricata. Ad esempio, se effettui la contabilizzazione della fattura di un NUOVO fornitore, la registrazione conterrà una segnalazione poiché, è consigliabile verificare il conto di contropartita movimentato, ed eventualmente, modificarlo.

Per rimuovere la segnalazione, è sufficiente entrare nella registrazione contabile, e DISATTIVARE il flag SEGNALAZIONE (in alto, a destra).

Altri casi in cui nella registrazione contabile viene inserita una segnalazione sono i seguenti:

Per una trattazione dettagliata, consiglio di guardare il seguente tutorial:

Cliccando sul pulsante CONTABILIZZA, la cartella di acquisizione viene svuotata. Tuttavia, i files XML che vi erano contenuti NON vengono eliminati, ma vengono spostati in un’altra cartella:

Esempi:

Ovviamente, non finisce qui: ad ogni registrazione generata, viene associata la corrispondente fattura elettronica. Così, ad esempio, quando la procedura automatizzata contabilizza la fattura di acquisto IT03551370541_EKN96.xml:

Per maggiori dettagli, clicca sul seguente link:

Se gestisci più attività, o più punti vendita, ed hai impostato una contabilità per centri di costo, potresti dover selezionare manualmente il centro di costo da assegnare alle contropartite di una registrazione contabile nelle seguenti circostanze:

In tutte queste situazioni, per imputare il costo sostenuto al centro di costo desiderato, devi entrare nella registrazione contabile e selezionare il centro di costo più appropriato. Operativamente, è molto semplice:

In alternativa, se devi apportare la stessa modifica a più registrazioni contabili, potrebbe essere preferibile apportare una modifica massiva. Se non sai come fare, guarda questa guida:

Inoltre, ti invito a guardare il tutorial operativo sull’ argomento trattato:

Per impostazione predefinita, quando registri una fattura elettronica con la procedura automatica, nella parte destra del dettaglio contabile, oltre naturalmente al conto IVA SU ACQUISTI, viene movimentato un conto di contropartita, e precisamente:

• SE il fornitore è già presente nell’anagrafica fornitori, viene movimentato il conto impostato come ABITUALE, nella scheda anagrafica del fornitore
• SE il fornitore è nuovo (non presente in anagrafica fornitori), viene movimentato il conto di costo ACQUISTI DI MATERIE PRIME.

Tuttavia, può capitare che da un fornitore già presente in anagrafica, venga effettuato un acquisto di natura diversa rispetto al solito. In questo caso:

Può capitare anche che la stessa fattura comprovi il sostenimento di costi di natura diversa. In questo caso, nella parte destra del dettaglio contabile, devi movimentare un conto per ogni costo sostenuto. Ipotizziamo, a titolo di esempio, di ricevere una fattura con imponibile pari a 1.000,00€, per l’acquisto di:

In questa ipotesi, devi entrare nella registrazione contabile, e nella parte destra del dettaglio contabile:

Per registrare una fattura comprovante l’acquisto (o una spesa incrementativa) di un bene ammortizzabile, come conto di contropartita, devi movimentare un conto patrimoniale. Ipotizziamo, a titolo di esempio, di aver registrato con una fattura per l’acquisto di un computer per 2.000,00€ + IVA. Vediamo come deve essere impostata la registrazione contabile:

Più precisamente, nel rigo visualizzato nella sottosezione CESPITI, viene riportato l’imponibile della fattura (in questo esempio: 2.000,00€), ed a fianco, un binocolo ed un campo vuoto. Cliccando sul binocolo, visualizzerai l’anagrafica dei beni ammortizzabili:

Dopo aver selezionato il bene da associare alla registrazione contabile, la descrizione del bene verrà riportata nella sottosezione CESPITI della registrazione contabile, nel campo a fianco il binocolo. Per istruzioni operative dettagliate, guarda il seguente tutorial:

Quando la procedura di registrazione automatica individua una fattura elettronica da assoggettare a reverse charge, vale a dire una fattura in cui non è presente l’IVA ma un codice di non imponibilità N6.X (ad esempio: N6.3), applica automaticamente il meccanismo del reverse charge.

Detto altrimenti, provvede a registrare la fattura di acquisto come se fosse una fattura assoggettata ad IVA, integrandola con l’IVA virtuale. Ad esempio, se viene ricevuta una fattura elettronica con codice N6.3 (subappalti nel settore edile) di 1.000,00€, la procedura provvede a registrarla come se fosse una fattura di 1.220,00€ (1.000,00€ + IVA 22%):

Inoltre, viene registrata automaticamente un’autofattura per neutralizzare la detrazione dell’IVA virtuale, effettuata con la registrazione precedente. Ovviamente vengono generate anche due registrazioni di prima nota, per normalizzare il debito verso il fornitore, e stornare il credito registrato con l’autofattura.

Per maggiori dettagli, ti consiglio di studiare la guida al reverse charge:

Quando viene contabilizzata una fattura non imponibile, o esente, ma NON assoggettata a reverse charge, nella registrazione contabile, verrà utilizzato lo stesso codice IVA presente nel file XML. Ipotizziamo, a titolo di esempio, che venga registrata una fattura di 1.000,00€, con codice IVA N4 (esente):

OSERVAZIONE: Nella parte destra del dettaglio contabile della registrazione di una fattura sono sempre presenti ALMENO 2 righi di contropartita: uno per la movimentazione del conto IVA SU ACQUISTI, ed uno per il costo sostenuto. Nel caso in cui venga registrata una fattura non imponibile, o esente, il conto IVA SU ACQUISTI verrà comunque movimentato, ma per un importo pari a 0.

Quando viene contabilizzata una fattura, oltre alle informazioni utili per la liquidazione IVA e per la formazione del bilancio, vengono acquisite anche le scadenze, che andranno ad alimentare lo scadenzario fornitori. Infatti, nella registrazione contabile della fattura, viene compilata la sottosezione SCADENZE, caricandovi un rigo per ogni scadenza della fattura.

Come regola generale, per ogni scadenza presente in fattura, nella sottosezione SCADENZE della registrazione contabile, viene caricato un rigo per ogni scadenza della fattura, ma fanno eccezione le registrazioni delle fatture con ritenuta d’acconto, in cui viene caricato un rigo a parte per la ritenuta.

Mi spiego meglio con un esempio. Ipotizziamo che venga registrata una fattura di 1.220,00€ (1000,00€ + IVA 220,00€), scadente in un’unica soluzione:

Altro esempio: Ipotizziamo che venga registrata una fattura di 1.220,00€ (1000,00€ + IVA 220,00€), scadente in 2 soluzioni (es: 30/60 giorni):

In ogni caso, indipendentemente dalla casistica, la somma degli importi dei righi della sottosezione SCADENZE deve coincidere con il TOTALE DELLA FATTURA (Imponibile + IVA).

In caso di necessità, è possibile modificare gli importi della sottosezione SCADENZE della registrazione contabile.

Per istruzioni operative dettagliate, puoi guardare il seguente tutorial:

In questo capitolo, per comodità espositiva, abbiamo fatto quasi sempre riferimento alle fatture di acquisto. Per le fatture di vendita, la procedura di registrazione è assolutamente analoga, quindi una volta che avrai imparato a registrare le fatture di acquisto, avrai imparato a registrare anche quelle di vendita. Naturalmente, vi sono particolarità che devi conoscere, visualizzando l’apposita guida