FOCUS SULLA REGISTRAZIONE AUTOMATICA DEI MOVIMENTI BANCARI
INTRODUZIONE
Con Blustring, puoi automatizzare la registrazione dei movimenti bancari. Ti servono 2 “ingredienti”:
- Un estratto conto bancario in formato PDF;
- Una piattaforma di intelligenza artificiale. Per questa tipologia di operazione, consigliamo di utilizzare la versione PROFESSIONAL di CLAUDE AI. Il costo è accessibile a tutti: circa 15,00€ al mese.
Grazie all’intelligenza artificiale, potrai “convertire” l’estratto conto in formato PDF in un file CSV, importabile in Blustring.
CONSIDERAZIONI SULL’IA DA UTILIZZARE
Nei nostri test, la versione a pagamento di CLAUDE AI (CLAUDE PRO) è la piattaforma di intelligenza artificiale che ha prodotto i migliori risultati. Tuttavia, come noto, quello dell’intelligenza artificiale è un settore in rapido sviluppo. Quindi, non è escluso che tu possa trovare una soluzione migliore. In ogni caso, la logica di base della procedura illustrata in questo capitolo è sempre la stessa.
PROCEDURA DI REGISTRAZIONE
La procedura di registrazione automatizzata dell’estratto conto si articola in 3 fasi:
- Conversione dell’estratto conto da PDF, in file CSV;
- Importazione del file CSV nel software Blustring;
- Contabilizzazione dei movimenti importati.
Nei prossimi paragrafi, esamineremo i 3 passaggi.
Inoltre, per istruzioni operative dettagliare ed un esempio concreto, puoi guardare il seguente tutorial:
LA CONVERSIONE DELL’ESTRATTO CONTO
Come primo passaggio, occorre convertire l’estratto conto in PDF, in un file CSV così strutturato:
- COLONNA 1: DATA OPERAZIONE, nel formato GG/MM/AAAA. Ad esempio: 31/03/2026;
- COLONNA 2: CODICE CAUSALE di Blustring relativo all’operazione da registrare;
- COLONNA 3: DESCRIZIONE DELL’OPERAZIONE e/o NOME DEL CLIENTE/FORNITORE;
- COLONNA 4: IMPORTO. Positivo per gli accrediti, negativo per gli addebiti.
Riguardo la seconda colonna, cioè quella della CAUSALE, può assumere uno dei seguenti 4 valori:
- 10: Per i bonifici effettuati a fornitori;
- 30: Per i bonifici ricevuti da clienti;
- 80: Per gli addebiti diversi dai bonifici effettuati (es: commissioni bancarie;
- 90: Per gli accrediti diversi dai bonifici ricevuti (es: versamenti).
Il contenuto della terza colonna, è in funzione della seconda colonna:
- Per i bonifici effettuati, deve riportare il nome del fornitore;
- Per i bonifici ricevuti, deve riportare il nome del cliente;
- Per le altre operazioni, deve riportare una breve descrizione dell’operazione.
Per effettuare questa conversione, occorre eseguire la piattaforma di IA, in cui caricheremo l’estratto conto in PDF, passando il seguente prompt:
Ho caricato un estratto conto bancario in formato PDF.
Crea un file CSV con 4 colonne con tutti i movimenti dell'estratto conto, senza riga di intestazione, ordinati in ordine cronologico.
Campi separati da; Decimali separati da ,
Il file CSV deve essere così strutturato:
Colonna 1: Data operazione, nel formato GG/MM/AAA. Ad esempio 31/03/2026;
Colonna 2:
- Per i bonifici ricevuti (e per tutti i pagamenti fatti da clienti) inserisci 30;
- Per gli altri accrediti inserisci 90;
- Per i bonifici fatti (e per tutti i pagamenti fatti a fornitori) inserisci 10;
- Per gli altri addebiti inserisci 80;
Colonna 3:
- Per i bonifici ricevuti (e per tutti i pagamenti fatti da clienti) inserisci SOLO il nome del cliente;
- Per gli altri accrediti inserisci la descrizione dell'estratto conto;
- Per i bonifici fatti (e per tutti i pagamenti fatti a fornitori) inserisci SOLO il nome del fornitore;
- Per gli altri addebiti inserisci la descrizione dell'estratto conto
Colonna 4: inserisci l'importo. Positivo per gli accrediti. Negativo per gli addebiti.
Infine, dopo qualche istante di attesa, procederemo con il download del file CSV generato dall’IA.
NOTA OPERATIVA: Il prompt qui suggerito NON è tassativo. Detto altrimenti, facendo sperimentazione, potresti trovare prompt che producono risultati migliori.
L’IMPORTAZIONE DEL FILE CSV
Per importare il file generato dall’IA, devi:
- Selezionare il comando PRIMA NOTA;
- Cliccare sul pulsante PRIMA NOTA SMART;
- Nel campo CONTO DA MOVIMENTARE, devi selezionare il conto della banca che ti ha fornito l’estratto conto;
- Nel campo DATA INIZIALE, devi digitare la data del primo movimento dell’estratto conto;
- Quindi, devi cliccare sul pulsante IMPORTA ESTRATTO CONTO IA, e selezionare il file CSV;
- Infine, devi cliccare sul pulsante IMPORTA.
Qualora l’importazione non dovesse avvenire, la causa più probabile è che la data presente nella prima colonna non è nel formato atteso, cioè: GG/MM/AAA.
Così, nella procedura PRIMA NOTA SMART, anziché aver inserito manualmente una serie di righi (uno per ogni operazione bancaria), hai importato i righi dell’estratto conto bancario rielaborati dall’intelligenza artificiale.
Dopo aver effettuato l’importazione, in via provvisoria:
- Per i bonifici ricevuti, viene movimentato il cliente di prova;
- Per i bonifici effettuati, vinee movimentato il fornitore di prova;
- Per tutti gli altri accrediti ed addebiti, viene movimentato il conto CASSA.
Però, occorre notare una cosa molto importante: nella colonna di colore giallo, viene importato il contenuto della terza colonna del file CSV, vale a dire:
- Per i bonifici ricevuti: i nomi dei clienti;
- Per i bonifici effettuati, i nomi dei fornitori;
- Per tutte le altre operazioni, le descrizioni delle operazioni.
Come avrai certamente intuito, in base al contenuto di questa colonna, Blustring cercherà di imputare ogni singola operazione. Operativamente, occorre solo cliccare sul pulsante ELABORA I MOVIMENTI IMPORTATI, e poi sui quattro pulsanti della finestra di dialogo, che verrà visualizzata.
Purtroppo, per motivo OGGETTIVI, non è possibile imputare tutti i righi. Ad esempio:
- L’addebito di una RIBA può riguardare anche oltre 20 fatture e non vengono riportati i nomi dei fornitori;
- L’addebito di un assegno non riporta il nome del fornitore pagato, ma SOLO il numero dell’assegno;
- Alcune descrizioni presenti nell’estratto conto originale potrebbero essere troppo lunghe e confuse.
In ogni caso, prima di procedere con la contabilizzazione, è possibile imputare manualmente i righi non imputati, nonché correggere eventuali imputazioni errate fatte dalla procedura automatizzata. Per un esempio concreto, guarda il seguente tutorial dal minuto 08.46:
LA CONTABILIZZAZIONE DEI MOVIMENTI IMPORTATI
Infine, per contabilizzare i movimenti importati, ed opportunamente imputati, occorre solo cliccare sul pulsante CONTABILIZZA (in basso).
CONSIDERAZIONI FINALI
A differenza di quanto avviene per le fatture, per i movimenti bancari è tecnicamente IMPOSSIBILE realizzare una procedura completamente automatizzata, per almeno 3 motivi:
- A differenza delle fatture, NON esiste una standardizzazione degli estratti conto bancari. Infatti, se prendi gli estratti conto di 10 banche diverse, ti troverai difronte a 10 estratti conto diversi, sia come layout, che come descrizioni riportate;
- Spesso, le descrizioni riportate negli estratti conto sono lunghe e confuse. Dunque, l’IA potrebbe non essere in grado di estrapolare i nomi dei clienti e fornitori;
- Per alcune tipologie di operazioni (es: addebiti di riba, addebiti di assegni), è tecnicamente IMPOSSIBILE effettuare associazioni automatiche, poiché il singolo addebito potrebbe essere un pagamento relativo a più fatture. Inoltre, nella descrizione dell’operazione, non viene riportato il nome del fornitore.
Tuttavia, nonostante questi limiti, la procedura illustrata in questo capitolo costituisce una soluzione eccellente per la registrazione dei movimenti bancari. Infatti, anche nel peggiore dei casi, come ad esempio, con un estratto conto che dovesse riportare solamente addebiti di assegni e di RIBA, registreresti i movimenti bancari con una sorta di procedura guidata, con 3 grossi vantaggi:
- Nella procedura PRIMA NOTA SMART, vengono importate TUTTE le operazioni da registrare. Dunque, non correresti il rischio di “saltare” la registrazione di qualche operazione;
- Non solo vengono tutte le operazioni da registrare, ma per ciascuna, viene importata anche la data in cui è stata effettuata. Dunque, non corri il rischio di digitare date sbagliate;
- Oltre alle date, vengono importati anche gli importi. Dunque, non corri il rischio di digitare importi errati.
Detto altrimenti, non dovrai caricare interamente le registrazioni contabili dei movimenti bancari, ma dovrai semplicemente:
- Imputare gli addebiti ad un fornitore, o ad un conto;
- Imputare gli accrediti ad un cliente, o ad un conto.
Per istruzioni operative dettagliate, ed un esempio concreto, guarda il seguente tutorial: