LA VERIFICA DELLE QUADRATURE
INTRODUZIONE
Le registrazioni contabili possono essere caricate sia con procedure automatizzate (pensa, ad esempio, alla registrazione delle fatture elettroniche), che manualmente:
- Le procedure automatizzate provvedono a caricare registrazioni contabili formalmente perfette. Detto altrimenti, in ogni registrazione contabile, il totale dei conti movimentati in DARE coincide sempre con il totale dei conti movimentati in AVERE.
- Quando una registrazione contabile viene caricata manualmente, la procedura segnala se vi è uno sbilanciamento, cioè se nella registrazione contabile, il totale dei conti movimentati in DARE differisce dal totale dei conti movimentati in AVERE. Tuttavia, è possibile FORZARE la chiusura di una registrazione contabile, salvando così una registrazione sbilanciata.
Inoltre, è possibile entrare in una registrazione formalmente corretta ed apportare una modifica in modo maldestro, facendola “squadrare”. Nonostante la procedura segnali l’errore, anche in questo caso, è possibile forzare la chiusura della registrazione contabile.
RIFLESSI SUL BILANCIO
In presenza di registrazioni contabili non quadrate, anche il bilancio di esercizio risulterà non quadrato. Detto altrimenti:
- Il totale dell’attivo potrebbe divergere dal totale del passivo;
- Oppure, il risultato del conto economico potrebbe divergere dal risultato economico riportato nello stato patrimoniale.
ATTENZIONE: Una differenza di pochi centesimi NON è una squadratura, ma solo una questione legata agli arrotondamenti. Detto altrimenti, è un NON problema. In questo caso, il bilancio è comunque PERFETTO, e non avrebbe alcun senso perdere tempo per effettuare investigazioni.
LA VERIFICA DELLE REGISTRAZIONI SQUADRATE
Per verificare la presenza di eventuali registrazioni squadrate, dalla barra multifunzione, devi:
- Selezionare il comando INSPECTOR / VERIFICA QUADRATURE;
- Quindi, dalla finestra di dialogo, cliccare sul pulsante VERIFICA QUADRATURE.
Così, in corrispondenza di ogni tipologia di registrazione contabile, verrà visualizzato:
- Un segno di spunta verde: significa che non sono stare rilevate registrazioni squadrate;
- Oppure, un triangolo arancione: significa che per quella tipologia di registrazione contabile, sono presenti una, o più, registrazioni squadrate. Come avrai sicuramente intuito, sarà sufficiente cliccare sul triangolo, per visualizzare l’elenco delle registrazioni contabili NON quadrate. Naturalmente, potrai entrare in ognuna di queste registrazioni contabili, per apportare le opportune modifiche, oppure eliminarle.
UTILIZZO IMPROPRIO DI CONTI PARTICOLARI
Un bilancio non quadrato potrebbe essere anche il frutto dell’utilizzo improprio dei seguenti conti:
- UTIESE (UTILE DI ESERCIZIO): E’ il conto che viene utilizzato per rilevare l’utile di esercizio nel conto economico. Va utilizzato ESCLUSIVAMENTE in registrazioni di contabilità generale, e va movimentato in contropartita esclusivamente con il conto UTIPER (UTILE/PERDITA DA DESTINARE), cioè il conto preposto per rilevare il risultato di esercizio nello stato patrimoniale;
- PERESE (PERDITA DI ESERCIZIO): E’ il conto che viene utilizzato per rilevare la perdita di esercizio nel conto economico. Va utilizzato ESCLUSIVAMENTE in registrazioni di contabilità generale, e va movimentato in contropartita esclusivamente con il conto UTIPER (UTILE/PERDITA DA DESTINARE), cioè il conto preposto per rilevare il risultato di esercizio nello stato patrimoniale;
- UTIPER (UTILE/PERDITA DA DESTINARE): E’ il conto preposto per rilevare il risultato di esercizio nello stato patrimoniale. Va utilizzato ESCLUSIVAMENTE in registrazioni di contabilità generale, e va movimentato in contropartita esclusivamente con altri conti patrimoniali, oppure con i conti UTIESE (UTILE DI ESERCIZIO), o PERESE (PERDITA DI ESERCIZIO).
Per verificare le movimentazioni dei conti, devi:
- Selezionare il comando PIANO DEI CONTI;
- Poi, devi visualizzare la scheda anagrafica del conto desiderato (es: UTIESE);
- Quindi, dalla scheda anagrafica del conto, devi:
- Impostare l’anno desiderato (a destra). Se desideri visualizzare le registrazioni contabili di TUTTI gli anni, devi cancellare il contenuto del campo, lasciandolo vuoto;
- Quindi, devi cliccare sul pulsante MOVIMENTI. Così, visualizzerai l’elenco delle registrazioni contabili in cui è stato movimentato il conto selezionato. Ovviamente, potrai entrare in ciascuna di queste registrazioni contabili ed apportare modifiche, oppure eliminarle.