LA VERIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PRIMA NOTA
INTRODUZIONE
Dopo aver completato il caricamento delle registrazioni di prima nota, è consigliabile verificare che sia stato fatto tutto correttamente. Più precisamente, è opportuno effettuare i seguenti controlli:
- RICONCILIAZIONE BANCARIA: per verificare che i saldi dei conti banca coincidano con i saldi degli estratti conto bancari. Detto altrimenti, occorre verificare che siano stati registrati correttamente tutti i movimenti bancari;
- VERIFICA DEL SALDO CASSA: Come ovvio, il saldo del conto cassa non può andare in negativo. Non è possibile pagare per cassa, impiegando più soldi di quanti risultino in cassa. Pertanto, è opportuno verificare che, nel corso dell’anno, non vi siano giornate chiuse con il saldo cassa negativo (in AVERE);
- VERIFICA DI PAGAMENTI/INCASSI NON ABBINATI: Un pagamento/incasso è “NON ABBINATO” quando risulta abbinato ad un fornitore/cliente, ma NON ad una specifica fattura. Queste registrazioni, da un punto di vista ragionieristico, sono formalmente corrette, ma risultano incomplete poiché non provvedono a “chiudere” le singole scadenze, che così continueranno a risultare nello scadenzario.
- VERIFICA DI INCASSI/PAGAMENTI ANOMALI: Un pagamento/incasso è anomalo quando eccede l’importo della fattura. Ad esempio, in pagamento di 2.000,00€ a fronte di una fattura di 1.200,00€.
LA RICONCILIAZIONE BANCARIA
La riconciliazione bancaria è il processo contabile di confronto tra i movimenti registrati nella contabilità aziendale e quelli indicati nell'estratto conto bancario, per verificare corrispondenze, individuare errori (registrazioni mancanti, errate, duplicazioni) e garantire la correttezza e l'affidabilità dei dati finanziari.
Il software Blustring consente di effettuare questa operazione, scegliendo tra 2 soluzioni:
- Riconciliazione tradizionale;
- Riconciliazione veloce tramite Intelligenza Artificiale.
Iniziamo a parlare della riconciliazione bancaria veloce, tramite IA. Se le operazioni bancarie sono molte, la riconciliazione manuale rischia di essere molto dispendiosa in termini di tempo. Allora, perché non avvalersi dell’Intelligenza Artificiale per automatizzare questo noioso processo? Il software Blustring consente di sfruttare questa preziosa opportunità. Grazie all’IA, puoi effettuare questa operazione in pochi istanti, anziché impiegare ore di lavoro. Per le istruzioni operative, clicca sul seguente link:
Se i movimenti bancari sono pochi, per la riconciliazione bancaria, allora ha senso utilizzare anche la procedura tradizionale. In questo caso, per le istruzioni operative, guarda il seguente tutorial:
LA VERIFICA DEL SALDO CASSA
Il saldo giornaliero del conto CASSA non può andare in negativo (in AVERE). Puoi verificare che, nel corso dell’anno, non vi siano giornate chiuse con il saldo cassa negativo, con una semplice procedura, illustrata dal seguente tutorial:
LA VERIFICA DI PAGAMENTI/INCASSI NON ABBINATI
Quando registriamo gli incassi e pagamenti, la procedura ci chiede di selezionare prima il cliente/fornitore, e poi la scadenza pagata. Se ci limitiamo a selezionare il cliente/fornitore pagato, la registrazione contabile è comunque formalmente corretta. Infatti, viene movimentato un conto numerario, ed in contropartita, per lo stesso importo, viene diminuito il debito/credito verso un fornitore/cliente. Tuttavia, omettendo di selezionare la scadenza pagata:
- Lo scadenzario non verrà gestito correttamente;
- Stampando il mastrino del cliente/fornitore, non sarà possibile abbinare immediatamente il pagamento alla fattura di riferimento.
Se per qualunque motivo, hai omesso di abbinare un incasso/pagamento alla specifica scadenza, puoi farlo anche in un momento successivo, seguendo il seguente tutorial:
LA VERIFICA DI INCASSI/PAGAMENTI ANOMALI
Un pagamento/incasso è anomalo quando eccede l’importo della fattura. Ad esempio, in pagamento di 2.000,00€ a fronte di una fattura di 1.200,00€. Se desideri verificare la presenza di anomalie di questo tipo, guarda il seguente tutorial:
ALTRE VERIFICHE A SUPPORTO DELL’AMMINISTRAZIONE
Le 4 verifiche fin qui illustrate sono quelle fondamentali per la corretta tenuta della contabilità. Oltre a queste, ve ne sono altre che non servono tanto per verificare la corretta tenuta della contabilità, quanto per esigenze conoscitive. Ad esempio, può sorgere il bisogno di sapere se una fattura è stata pagata, e quando. Nei prossimi paragrafi, verranno passate in rassegna procedure a supporto dell’amministrazione dell’azienda.
LA VERIFICA DEI PAGAMENTI PER FATTURA
Spesso, capita di dover verificare se una certa fattura è stata pagata, ed eventualmente quando. Per effettuare questa verifica, basta aprire la registrazione della fattura desiderata, quindi dalla sezione PAGAMENTI della registrazione, sarà possibile visualizzare l’elenco dei pagamenti relativi alla fattura. Per un esempio concreto, guarda il seguente tutorial:
LA VERIFICA DELLO STATO DEI PAGAMENTI
Lo STATO DEI PAGAMENTI è una procedura che, con un colpo d’occhio, consente di verificare quali sono le fatture completamente pagate, e quali invece, non pagate, o parzialmente pagate. Per un esempio concreto, guarda il seguente tutorial: