LA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE - NOZIONI DI BASE
INTRODUZIONE
Le fatture (attive e passive) possono essere registrate in 3 modalità:
- Manuale: Poiché dal 2019, in Italia vige l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica, non registrerai mai le fatture manualmente poiché farai molto prima con la procedura automatizzata, che ti consente di registrare centinaia di fatture elettroniche in una manciata di secondi. Tuttavia, è utile conoscere la procedura di registrazione manuale per comprendere cosa avviene in background, ogni volta che clicchi sul pulsante contabilizza per registrare le fatture elettroniche. Inoltre, poiché i fornitori esteri non usano il nostro sistema interscambio, se ricevi fatture da fornitori esteri, non potrai che registrarle con la procedura manuale;
- Automatica STANDARD: Questa modalità ti consente di registrare con un click centinaia di fatture elettroniche, in una manciata di secondi. Puoi scaricare le fatture da qualunque HUB, oppure anche dal portale FATTURE E CORRISPETTIVI (Il portale dell’Agenzia delle Entrate). Infatti, a differenza di quanto avviene con altri software, con Blustring puoi SCEGLIERE da dove effettuare il download delle fatture elettroniche, e NON sei vincolato ad utilizzare l’HUB gestito dal produttore del software di contabilità;
- Automatica TURBO REG: Se scarichi le fatture dall’HUB di YOUDOX, oppure dal portale FATTURE E CORRISPETTIVI, utilizzando i software FEBOT o RECUFATTURE, allora puoi registrare le fatture elettroniche con la procedura TURBO REG. Si tratta di una modalità di registrazione automatica ancora più veloce della standard, poiché oltre ad essere automatizzata la registrazione, è automatizzato anche il download delle fatture da registrare. Infatti, mentre in modalità STANDARD, come operazione preliminare, per ognuna delle aziende gestite, devi effettuare il download delle fatture da registrare, con la procedura TURBO REG, anche questa fase è automatizzata.
Nei prossimi paragrafi, passeremo in rassegna le 3 modalità di registrazione. Per comodità espositiva, faremo quasi sempre riferimento alle fatture di acquisto, ma per le fatture di vendita, la logica è analoga, fatte salve piccole differenze, che verranno evidenziate.
LA PROCEDURA DI REGISTRAZIONE MANUALE
Come anticipato, poiché dal 2019, in Italia vige l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica, e puoi registrare le fatture elettroniche in modo automatico, utilizzerai la procedura manuale solamente per registrare le fatture ricevute da fornitori esteri. Però, anche se NON ricevi fatture fa fornitori esteri, è utile conoscere la maschera di registrazione della procedura manuale.
Come vedremo a breve, con la procedura automatizzata, è sufficiente cliccare sul pulsante CONTABILIZZA, per registrare massivamente tutte le fatture elettroniche (files XML) presenti in una determinata cartella. Tuttavia, è utile sapere cosa avviene in background, poiché è come se una mano invisibile e velocissima, registrasse una dopo l’altra, tutte le fatture presenti nella cartella. Detto altrimenti, per ciascuna di queste fatture, viene caricata una registrazione contabile, movimentando i campi con le informazioni rilevanti:
- Alla gestione IVA;
- Alla formazione del bilancio;
- Alla gestione dello scadenzario;
- Alla gestione dei beni ammortizzabili (eventuale);
- Alla gestione delle ritenute (eventuale).
Dunque, a meno che a te non piaccia lavorare in modo completamente passivo, come il peggiore dei passacarte, senza sapere cosa stai facendo, devi necessariamente conoscere come è strutturata la maschera di registrazione delle fatture, così che visualizzando una registrazione contabile, ti sarà sufficiente un colpo d’occhio per capire:
- Come verranno trattati gli importi della fattura ai fini IVA. Ad esempio, basta uno sguardo per leggere l’ammontare dell’IVA che verrà detratta in liquidazione IVA;
- Quali sono i riflessi ai fini della formazione del bilancio. Quali conti vengono movimentati, e per quale importo. Inoltre, puoi verificare se le contropartite sono state associate a centri di costo;
- Quando scade la fattura: se ha una, o più scadenze, ed in quali date;
- Se la fattura è relativa all’acquisto di un bene ammortizzabile;
- Se la fattura è assoggettata a ritenuta d’acconto;
In sintesi, se conosci maschera di registrazione, per ciascuna delle registrazioni caricate, puoi comprendere facilmente cosa è stato registrato, e quali sono i riflessi sulle varie gestioni: IVA, bilancio, scadenzario, etc. Inoltre, in caso di necessità, saprai come apportare modifiche e/o integrazioni.
In questo paragrafo, è stata fornita solamente un’anticipazione. La trattazione completa sulla procedura di registrazione manuale viene fornita nel seguente capitolo:
LA REGISTRAZIONE AUTOMATICA DELLE FATTURE (PROCEDURA STANDARD)
La registrazione delle fatture di acquisto avviene sostanzialmente in 2 fasi:
- DOWNLOAD delle fatture da registrare;
- CONTABILIZZAZIONE delle fatture scaricate.
DOWNLOAD: Per ognuna delle aziende gestite, ogni mese e/o trimestre, devi effettuare il download delle fatture da registrare. A differenza di quanto avviene con altri software, con Blustring puoi SCEGLIERE da dove effettuare il download. Puoi:
- Scaricare le fatture DIRETTAMENTE dal portale FATTURE E CORRISPETTIVI;
- Scaricare le fatture da qualsiasi HUB commerciale (ad esempio: YouDOX, Aruba, FatturazioneProfessionisti).
Le fatture elettroniche scaricate (files XML) vanno collocate nella cartella di acquisizione, che per impostazione predefinita è la cartella C:\IMPORTAMI.
CONTABILIZZAZIONE: Dopo aver effettuato il download, potrai procedere con la contabilizzazione. Indipendentemente da come è stato effettuato il download, la procedura automatizzata sarà in grado di acquisire in contabilità le fatture elettroniche presenti nella cartella di acquisizione.
Per registrare le fatture di acquisto, devi:
- Selezionare il comando FATTURE FORNITORI;
- Così, visualizzerai l’elenco delle fatture di acquisto già registrate. Per registrarne di nuove, devi cliccare sul pulsante NUOVA REGISTRAZIONE AUTOMATICA (in alto);
- Verrà visualizzata una finestra di dialogo, in cui vengono visualizzate tutte le fatture elettroniche (files XML) presenti nella CARTELLA DI ACQUISIZIONE, che per impostazione predefinita è la cartella: C:\IMPORTAMI;
- Quindi, dovrai selezionare l’opzione VISUALIZZA GLI ESTREMI DELLE FATTURE per visualizzare gli estremi delle fatture (anziché i nomi dei files XML);
- Infine, potrai procedere con la contabilizzazione, cliccando sul pulsante CONTABILIZZA.
Così, tutte le fatture presenti nella cartella di acquisizione, verranno acquisite in contabilità, e visualizzerai l’elenco delle fatture registrate. NON solo:
- In una cartella del disco fisso, verranno salvate le fatture elettroniche originali (files XML) che sono state registrate;
- In ogni registrazione caricata, verrà salvata la PATH del file XML corrispondente. Così, per ogni fattura, oltre alla registrazione contabile, potrai visualizzare il corrispondente documento originale.
In questo paragrafo, è stata fornita solamente un’anticipazione. La trattazione completa sulla procedura di registrazione automatica (modalità STANDARD) viene fornita nel seguente capitolo:
LA REGISTRAZIONE AUTOMATICA DELLE FATTURE (PROCEDURA TURBO REG)
Con la procedura STANDARD, devi effettuare un download per ogni azienda gestita.
Invece, con la procedura TURBO-REG, puoi effettuare il download delle fatture da registrare per tutte le aziende gestite, in un’unica soluzione, con un click. Inoltre, risulterà più veloce anche la fase della contabilizzazione, poiché non occorrerà entrare in ogni azienda gestita, ma sarà possibile effettuare la contabilizzazione con una procedura massiva per tutte le aziende gestite.
Tuttavia, puoi utilizzare la procedura TURBO REG, solamente se il download delle fatture viene effettuato utilizzando uno dei seguenti strumenti:
- Connettore di YouDox;
- Software Febot;
- Software RecuFatture.
Infatti, questi strumenti consentono effettuare il download massivo delle fatture elettroniche per tutte le aziende gestite.
In questo paragrafo, è stata fornita solamente un’anticipazione. La trattazione completa sulla procedura di registrazione automatica (modalità TURBO REG) viene fornita nel seguente capitolo: